Qué trae la tabla
Cinco columnas, un alumno por fila
- FECHA INGRESO — cuándo se inscribió
- ALUMNO — apellido y nombre
- CARRERA — la carrera que cursa
- MATERIAS APROBADAS — cuántas materias aprobó
- FACULTAD — la facultad de esa carrera
Antes de tocar una fórmula
Datos a utilizar en esta clase
Abrí el archivo Ejercicio clase 4.xlsx. En la primera hoja vas a encontrar información de alumnos de la Universidad: la fecha en la que se inscribieron, su nombre, la carrera que cursan, la cantidad de materias que ya aprobaron y la facultad a la que pertenece esa carrera.
Un atajo para confiar en los datos
¿Cuántas filas tiene realmente la tabla?
En total hay 79 alumnos, pero en vez de
confiar en el enunciado, conviene comprobarlo vos mismo/a.
Hacé clic en cualquier celda con datos de la columna A y
presioná Ctrl + flecha hacia abajo: el cursor
salta directo a la última fila con información, sin importar
cuántas haya.
Es el mismo tipo de atajo de teclado que usás para moverte rápido por una planilla larga, solo que en vez de recorrerla celda por celda, salta al final del rango de datos continuo.
Cómo vamos a trabajar
A la derecha de esta tabla, en las columnas G y H, el archivo trae varios cuadros vacíos: "Materias aprobadas", "Materias aprobadas por carrera" y "Alumnos por facultad". Cada sección de esta clase completa uno de esos cuadros con una función distinta.
Antes de sumar funciones nuevas
Recordatorio: qué es una función en Excel
En la Clase 1 conociste ENTERO y en la Clase 2
trabajaste con SUMA, PROMEDIO,
MAX y MIN. Todas comparten la misma
estructura, aunque hagan cosas distintas. Antes de sumar cinco
funciones más a la lista, repasemos esa estructura común.
El signo =
Le avisa a Excel que lo que sigue hay que calcularlo, no
mostrarlo como texto. Sin el = inicial, Excel
interpreta la fórmula como una simple palabra escrita en la
celda.
El nombre de la función
Le dice a Excel qué operación aplicar. Cada función tiene un
nombre único —SUMA, PROMEDIO,
CONTAR, SI— y ese nombre nunca
cambia, sin importar sobre qué datos la uses.
El o los argumentos
Van entre paréntesis y son el dato sobre el que actúa la
función: un rango, una celda sola, un texto o incluso otra
función. Algunas funciones piden un solo argumento; otras,
varios, separados por ;.
| Función | Qué hace | Dónde la viste |
|---|---|---|
=ENTERO(número) |
Descarta los decimales de un número, sin redondear | Clase 1 |
=SUMA(rango) |
Suma todos los valores del rango | Clase 2 |
=PROMEDIO(rango) |
Calcula el promedio de los valores del rango | Clase 2 |
=MAX(rango) / =MIN(rango) |
Obtiene el valor máximo o mínimo del rango | Clase 2 |
Lo que se agrega hoy
Todas las funciones de esta clase —CONTAR,
SUMAR.SI, CONTAR.SI,
AÑO/MES/DIA/HOY
y SI— respetan exactamente esta misma estructura:
=, nombre, y argumentos entre paréntesis. Lo nuevo
no es la forma de escribirlas, sino lo que cada una es capaz de
evaluar.
El mapa completo del ejercicio
Guía paso a paso: cómo se resuelve el ejercicio completo
Este es el recorrido completo, en orden, de los ocho pasos que pide el ejercicio. Cada fila te dice qué cuadro completás, con qué función, y te lleva directo a la sección donde está explicada en detalle. Podés usarla como hoja de ruta mientras trabajás en tu propia planilla.
| Paso | Qué completás | Función | Detalle |
|---|---|---|---|
| 1 | TOTAL, PROMEDIO, MÁXIMO y MÍNIMO de "Materias aprobadas" | SUMA · PROMEDIO · MAX · MIN |
Ver el paso → |
| 2 | CANTIDAD de alumnos, en el mismo cuadro | CONTAR |
Ver el paso → |
| 3 | Materias aprobadas, sumadas por cada carrera | SUMAR.SI |
Ver el paso → |
| 4 | Cantidad de alumnos, contados por cada facultad | CONTAR.SI |
Ver el paso → |
| 5 | Insertar la columna "AÑO INGRESO", después de "FECHA INGRESO" | — | Ver el paso → |
| 6 | Extraer el año de cada fecha, en las 79 filas | AÑO |
Ver el paso → |
| 7 | Insertar la columna "MÁS DE 20 MATERIAS", después de "MATERIAS APROBADAS" | — | Ver el paso → |
| 8 | Clasificar cada alumno según si aprobó más de 20 materias | SI |
Ver el paso → |
Por qué los cuadros de estadísticas "se mueven"
Los Pasos 1 a 4 los resolvés cuando la tabla todavía tiene su forma original, con los cuadros de estadísticas en las columnas G y H. Recién en el Paso 5 insertás una columna nueva antes de "ALUMNO", y en el Paso 7 insertás otra antes de "FACULTAD": son dos columnas de más, así que todo lo que estaba a la derecha —incluidos esos cuadros— se corre dos lugares, de G/H a I/J.
No es un error ni hay que rehacer nada: cuando insertás una columna, Excel ajusta solo las referencias de las fórmulas que ya escribiste, para que sigan apuntando a los mismos datos. Si tu planilla ya tiene los cuadros en I/J en vez de en G/H, es justamente porque ya hiciste los Pasos 5 y 7.
Repaso rápido, antes de lo nuevo
Las funciones básicas, aplicadas a esta tabla
En la Clase 2 usaste SUMA, PROMEDIO, MÁXIMO y MÍNIMO sobre la columna de pacientes anteriores. La lógica es idéntica acá: aplicalas sobre las 79 celdas de MATERIAS APROBADAS para completar el primer cuadro de estadísticas.
1. Ubicá el cuadro
A la derecha de la tabla vas a encontrar un cuadro titulado "MATERIAS APROBADAS", con las filas TOTAL, PROMEDIO, MÁXIMO, MÍNIMO y CANTIDAD, todas vacías.
2. Sumá y promediá
En la celda de TOTAL escribí =SUMA(D2:D80), y en
PROMEDIO, =PROMEDIO(D2:D80). El rango cubre las
79 filas de datos, sin contar el encabezado de la fila 1.
3. Máximo y mínimo
Completá MÁXIMO con =MAX(D2:D80) y MÍNIMO con
=MIN(D2:D80), para saber cuántas materias aprobó
como mucho y como poco un mismo alumno.
La última fila queda pendiente, a propósito
Vas a notar que "CANTIDAD" quedó sin resolver. Ninguna de las cuatro funciones que ya conocés cuenta cuántos alumnos hay: para eso necesitás una función nueva, que es justo el próximo tema.
La quinta estadística
CONTAR: cuántas celdas tienen un número
SUMA, PROMEDIO, MÁXIMO y MÍNIMO operan sobre los valores de un rango. CONTAR es distinta: no le importa cuánto valen las celdas, solo cuántas de ellas contienen un número. Por eso sirve para saber cuántos alumnos hay: cada fila con un número en "Materias aprobadas" es un alumno.
| Argumento | Qué significa |
|---|---|
RANGO (obligatorio) |
El grupo de celdas a evaluar. Los valores en blanco y de texto se ignoran: solo se cuentan los números. |
Un ejemplo concreto
Para contar cuántos alumnos tienen un valor cargado en "Materias aprobadas", el rango es toda la columna D.
Fórmula: =CONTAR(D:D)
- Usar la columna entera (
D:D) evita tener que actualizar el rango si se agregan alumnos - El encabezado "MATERIAS APROBADAS" es texto, así que CONTAR lo ignora sin que tengas que excluirlo a mano
Por qué CONTAR y no SUMA
Si usaras =SUMA(D:D) obtendrías 1.228 (la suma de
todas las materias aprobadas), no 79. CONTAR no suma ni promedia
nada: solo cuenta celdas. Si más adelante necesitás contar
también celdas con texto (por ejemplo, cuántos alumnos tienen
algo cargado en "Carrera"), la función equivalente para texto es
CONTARA.
Sumar, pero no todo
SUMAR.SI: sumar solo lo que cumple una condición
Ahora el objetivo es distinto: saber cuántas materias aprobadas suman, en total, los alumnos de cada carrera. SUMA sola no alcanza, porque sumaría la columna entera sin distinguir carreras. Necesitás una función que sume solo las filas que cumplan una condición: que la carrera sea, por ejemplo, "Odontología".
| Argumento | Qué significa |
|---|---|
RANGO (obligatorio) |
Las celdas que se van a evaluar contra el criterio (acá, la columna de carreras). |
CRITERIO (obligatorio) |
La condición que deben cumplir esas celdas: un número, una referencia de celda o un texto entre comillas. |
RANGO-SUMA (opcional) |
Las celdas que realmente se suman cuando se cumple el criterio (acá, la columna de materias aprobadas). Si se omite, Excel suma el rango original. |
RANGO: C:C
La columna CARRERA completa, donde Excel va a buscar coincidencias con el criterio.
CRITERIO: G10
La celda donde ya está escrito el nombre de la carrera, por ejemplo "Odontología". Usar la celda evita escribir el texto a mano.
RANGO-SUMA: D:D
La columna MATERIAS APROBADAS: los valores que efectivamente se suman cuando la carrera coincide.
Importante: comillas para el texto
Si el criterio se escribe directamente dentro de la fórmula, y
es texto, va entre comillas dobles:
=SUMAR.SI(C:C;"Odontología";D:D). Si en cambio
apuntás a una celda que ya contiene ese texto —como
G10— no hacen falta comillas: la referencia ya
"sabe" qué hay adentro. Con números tampoco se usan comillas.
Copiar la fórmula hacia abajo
Al arrastrar la fórmula de la celda H10 hasta H14, el criterio
(G10) se ajusta solo a G11,
G12… porque es una referencia relativa. RANGO y
RANGO-SUMA (C:C y D:D) no cambian,
porque al hacer referencia a la columna entera, siempre apuntan
a los mismos datos. Es el mismo principio de referencias
relativas y fijas que trabajaste en la Clase 2.
Contar, pero no todo
CONTAR.SI: contar solo lo que cumple una condición
El último cuadro pendiente es "Alumnos por facultad": cuántos alumnos pertenecen a cada una de las dos facultades. Acá no interesa sumar materias, sino contar filas que cumplan una condición. CONTAR.SI es a CONTAR lo que SUMAR.SI es a SUMA.
| Argumento | Qué significa |
|---|---|
RANGO (obligatorio) |
El grupo de celdas a contar (acá, la columna FACULTAD). |
CRITERIO (obligatorio) |
Número, texto o referencia de celda que determina qué celdas se cuentan. |
Un ejemplo concreto
Para contar los alumnos de "Medicina y Ciencias de la Salud", el rango es la columna E y el criterio, la celda donde ya está escrito el nombre de esa facultad.
Fórmula: =CONTAR.SI(E:E;G19)
- CONTAR.SI solo tiene dos argumentos: no existe un "rango a contar" separado, como sí pasa en SUMAR.SI
- Sirve tanto para columnas de texto como de números
Un chequeo rápido para confiar en el resultado
48 + 31 = 79, el mismo total de alumnos que ya confirmaste con
CONTAR. Sumar los resultados de un CONTAR.SI
(o un SUMAR.SI) desagregado por categorías, y compararlos contra
el total general, es una forma simple de detectar un error en
el criterio antes de entregar el ejercicio.
SUMAR.SI vs. CONTAR.SI
SUMAR.SI suma valores numéricos de las filas que cumplen la condición (cuántas materias, en total). CONTAR.SI simplemente cuenta cuántas filas cumplen la condición, sin sumar nada (cuántos alumnos). La pregunta "¿cuánto suma?" pide SUMAR.SI; la pregunta "¿cuántos hay?" pide CONTAR.SI.
Un nuevo tipo de dato
Funciones de fecha: AÑO, MES, DÍA y HOY
Por dentro, Excel no guarda una fecha como "14/09/2012": la guarda como un número de serie, la cantidad de días transcurridos desde una fecha de referencia. Por eso puede sumar y restar fechas como si fueran números, y también extraer de ellas el año, el mes o el día con una función.
| Función | Qué devuelve |
|---|---|
=HOY() |
La fecha actual del sistema, sin argumentos entre paréntesis |
=AÑO(Fecha) |
El año correspondiente a una fecha específica |
=MES(Fecha) |
El mes correspondiente a una fecha específica |
=DIA(Fecha) |
El día correspondiente a una fecha específica |
1. Insertá una columna nueva
Hacé clic derecho sobre el encabezado de la columna B (donde está "ALUMNO") y elegí "Insertar". Se abre una columna en blanco entre FECHA INGRESO y ALUMNO. Titulala AÑO INGRESO.
2. Extraé el año de la primera fecha
En la celda B2 escribí =AÑO(A2). "Número de
serie" es, simplemente, la celda que contiene la fecha de la
que querés extraer el año.
3. Copiala a las 79 filas
Hacé doble clic en el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha de B2): Excel completa la fórmula automáticamente hasta la última fila con datos, sin que tengas que arrastrar a mano.
HOY() es una función que cambia sola
A diferencia de AÑO, MES o DÍA, HOY() no recibe
ningún argumento: no hace falta indicarle una celda, porque
toma la fecha del sistema en el momento en que se abre el
archivo. Combinada con AÑO, por ejemplo
=AÑO(HOY())-AÑO(A2) calcula automáticamente cuántos
años pasaron desde el ingreso de cada alumno hasta hoy.
La primera función lógica de la materia
SI: que Excel decida por vos
El último paso es clasificar a cada alumno según si aprobó más de 20 materias o no. Ninguna función vista hasta ahora "decide" nada: todas calculan un número. La función SI es distinta, porque funciona como un semáforo: evalúa una condición y, según el resultado, muestra una cosa u otra.
| Argumento | Qué significa |
|---|---|
PRUEBA_LÓGICA |
La condición a evaluar. Da como resultado VERDADERO o FALSO, por ejemplo E2>20 |
VALOR_VERDADERO |
Qué mostrar la celda si la condición se cumple. Puede ser texto entre comillas, un número o incluso otra fórmula |
VALOR_FALSO |
Qué mostrar la celda si la condición no se cumple |
1. Insertá la columna
Insertá una columna nueva después de "MATERIAS APROBADAS" y titulala MÁS DE 20 MATERIAS.
2. Escribí la condición
En la primera celda escribí
=SI(E2>20;"Más de 20 aprobadas";"Menos"). Si
el valor de E2 es mayor a 20, aparece el primer texto; si no,
el segundo.
3. Copiala hacia abajo
Doble clic en el controlador de relleno, igual que con la función AÑO, para aplicar la fórmula a las 79 filas de un solo movimiento.
Los operadores de comparación
La prueba lógica siempre se arma con un operador de
comparación: > mayor que, <
menor que, >= mayor o igual, <=
menor o igual, = igual a, y <>
distinto de. Son los mismos símbolos que usarías para comparar
dos números en una hoja de papel.
El resultado también puede ser un valor lógico
SI puede devolver texto (como en este ejercicio), un número, o incluso el resultado de otra función. Y lo que se evalúa en PRUEBA_LÓGICA no tiene por qué ser una comparación simple: puede ser el resultado de otra fórmula, siempre que termine resolviéndose en VERDADERO o FALSO.
Para cuando la fórmula "no anda"
Errores comunes al escribir funciones
En las cinco funciones de esta clase, casi todos los tropiezos se repiten. Antes de pensar que "Excel está mal", revisá esta lista: probablemente el problema esté en la sintaxis.
| Error al escribir la fórmula | Por qué pasa | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Usar coma en vez de punto y coma | En la configuración regional en español, la coma ya se usa como separador decimal (como en 15,54), así que Excel reserva el punto y coma para separar argumentos |
Escribí ; entre RANGO, CRITERIO y RANGO-SUMA, no , |
| Olvidar las comillas en un criterio de texto | Sin comillas, Excel interpreta Odontología como el nombre de una celda o de una función que no existe |
Todo texto escrito directamente en la fórmula va entre comillas dobles: "Odontología" |
| RANGO y RANGO-SUMA de distinto tamaño en SUMAR.SI | Si uno cubre 79 filas y el otro 78, Excel no avisa con un error: simplemente suma los valores de la fila equivocada | Seleccioná ambos rangos con la misma cantidad de filas, o usá la columna entera (C:C, D:D) en los dos |
| Paréntesis sin cerrar o de más | Cada función abre y cierra sus propios paréntesis; en fórmulas con varias funciones anidadas es fácil perder la cuenta | Excel suele proponer una corrección automática al confirmar con Enter: leela antes de aceptarla |
Cuando el error lo muestra la celda
Los mensajes de error más frecuentes
A veces la fórmula está bien escrita, pero el resultado es un código de error. Cada uno señala un problema distinto.
#VALOR!
Un argumento no es del tipo que la función espera: por
ejemplo, =AÑO(A2) cuando A2 está vacía o tiene
texto en vez de una fecha.
#NOMBRE?
Excel no reconoce el nombre de la función. Suele deberse a
una falta de ortografía (SUMASI en vez de
SUMAR.SI) o a un texto sin comillas dentro de la
fórmula.
#REF!
La fórmula quedó apuntando a una celda que ya no existe, porque se borró la fila o columna que usaba como referencia.
El error más peligroso es el que no se ve
Un #NOMBRE? o un #VALOR! al menos
avisan que algo está mal. El error de RANGO y RANGO-SUMA
desparejos, en cambio, entrega un número que parece
razonable pero está mal calculado. Por eso conviene el chequeo
que ya usaste con CONTAR.SI: sumar los resultados parciales y
compararlos contra el total general.
Para llevártelo de acá
Dónde vas a usar estas funciones fuera de la facultad
Estas cinco funciones aparecen en cualquier planilla que mezcle categorías y cantidades, no solo en una lista de alumnos.
| Situación | Pregunta que te hacés | Función recomendada |
|---|---|---|
| Local de indumentaria | ¿Cuántas prendas talle M se vendieron este mes? | CONTAR.SI |
| Depósito de insumos | ¿Cuánto stock total hay de la categoría "Descartables"? | SUMAR.SI |
| Legajos de personal | ¿En qué año ingresó cada empleado a la institución? | AÑO |
| Control de stock mínimo | ¿El producto está por debajo del mínimo o no? | SI |
La idea de fondo
Cada vez que necesites un resultado "para todos los casos", pensá en SUMA, PROMEDIO, MÁXIMO, MÍNIMO o CONTAR. Cada vez que necesites un resultado "solo para un grupo", agregale el ".SI". Y cada vez que necesites que la planilla decida entre dos caminos, ahí entra la función SI.
Para repasar todo junto
Video recomendado
Como complemento a esta clase, te dejamos un video recomendado sobre el uso de funciones en Excel. Podés mirarlo antes de resolver el ejercicio, para ver los conceptos en acción, o después, como repaso.
Cierre de la clase
Pensá tu propio uso de estas funciones
En esta clase se profundizó en el uso de funciones. Le proponemos que plantee los usos que haría de esta planilla en su futuro laboral.
¿Qué datos cuantificaría?
En tu área de la salud, ¿qué información te convendría tener organizada en filas y columnas: pacientes, turnos, insumos, estudios realizados?
¿Qué usos le darías?
De las funciones vistas hoy —CONTAR, SUMAR.SI, CONTAR.SI, SI o AÑO/MES/DÍA— ¿cuál resolvería una pregunta real de tu rol profesional?
Compartilo en el foro
Comparta con sus colegas en el Foro de la Unidad 1 sus apreciaciones al respecto de las cuestiones planteadas.