Tu planilla de Atención pacientes en Julio ya
tiene datos cargados, fórmulas con referencias absolutas y
funciones de resumen. Ahora vas a darle una vuelta más: en vez de
leer números en una tabla, vas a verlos. Un
gráfico bien elegido cuenta en un segundo lo que una tabla tarda
minutos en explicar.
Un gráfico es una representación visual de los datos de una
tabla. No agrega información nueva —usa los mismos números que
ya tenés en tu planilla— pero los muestra de una forma que el
ojo interpreta mucho más rápido que una columna de cifras.
La idea central
Los mismos datos, otra forma de leerlos
Mirá la tabla de Pacientes anteriores por provincia: para
saber cuál tuvo más pacientes tenés que leer las seis
cifras y compararlas mentalmente. En un gráfico de columnas,
la respuesta es la barra más alta. La información es
idéntica; lo que cambia es cuánto esfuerzo te pide entenderla.
Un gráfico no reemplaza a la tabla, la complementa
Se actualiza solo si cambian los datos de origen
Sirve para mostrar comparaciones, evoluciones o proporciones
Antes de graficar
El primer paso es elegir qué mostrar
No se grafica "toda la tabla": se elige qué pregunta querés
responder. ¿Qué provincia tuvo más pacientes? ¿Cómo se
reparte el total entre las seis? ¿Los ingresos crecieron mes
a mes? Cada pregunta pide un tipo de gráfico distinto.
Primero la pregunta, después el tipo de gráfico
Seleccionás solo las columnas necesarias, con sus títulos
Menos datos bien elegidos comunican más que un gráfico saturado
Un vistazo al menú de Excel
Los tipos de gráfico más usados
Desde la pestaña Insertar, grupo
Gráficos, Excel ofrece muchísimas variantes:
columnas, líneas, circular, barras, área, dispersión, mapas,
cotizaciones, radial, cascada, embudo y más. No hace falta
conocerlas todas de memoria; alcanza con reconocer bien las
cinco más frecuentes.
Columnas
Barras verticales, una por categoría. Ideal para
comparar valores entre distintos elementos,
como los pacientes anteriores de cada provincia.
Líneas
Une los puntos de datos con una línea. Se usa para ver la
evolución de un valor a lo largo del tiempo,
por ejemplo los ingresos mes a mes.
Circular (torta)
Un círculo dividido en porciones. Muestra cómo se
reparte un total entre sus partes, como el
porcentaje de pacientes que aporta cada provincia.
Área
Como el de líneas, pero con el espacio debajo de la línea
relleno. Además de la evolución, resalta visualmente el
volumen acumulado.
Dispersión (XY)
Ubica puntos según dos variables a la vez. Sirve para ver si
existe una relación entre ellas, por
ejemplo entre ingresos y egresos.
Otros tipos
Barras, mapas, cotizaciones, radial, cascada, embudo… Excel
suma variantes para necesidades puntuales, como el gráfico
de cotizaciones, pensado para valores de máximo, mínimo y
cierre.
Cómo elegir sin equivocarte
Si tu pregunta es "¿quién tiene más?", usá columnas o barras.
Si es "¿cómo cambió con el tiempo?", usá líneas o área. Si es
"¿qué parte del total representa cada uno?", usá un gráfico
circular. El resto de los tipos aparece cuando la pregunta se
vuelve más específica.
Si no estás seguro/a, dejá que Excel proponga
Con el rango de datos seleccionado, el botón
Gráficos recomendados (pestaña Insertar) le
muestra a Excel tus datos y te propone dos o tres tipos que
suelen funcionar bien para esa forma de tabla. Es un buen
punto de partida mientras te familiarizás, pero la decisión
final sigue siendo tuya: Excel no sabe qué pregunta querés
responder, solo mira la forma de los números.
Antes de tocar nada
Las partes de un gráfico
En el video vas a escuchar términos como "área del gráfico",
"serie de datos" o "eje", como si fueran obvios. Repasemos
qué nombra cada uno antes de verlo, para que cuando el video
diga "seleccioná el título" sepas exactamente dónde hacer
clic.
Título
El nombre del gráfico, arriba de todo. Por defecto toma el
encabezado de la columna graficada ("Pacientes anteriores"),
pero se puede reemplazar por un texto propio o, como vas a
ver más abajo, vincularlo a una celda.
Área de trazado
El rectángulo donde se dibujan las barras, líneas o
porciones. No es lo mismo que el "área del gráfico": esta
última es el marco completo, fondo y título incluidos.
Serie de datos
El conjunto de valores representados: en un gráfico de
columnas, cada barra; en uno circular, cada porción. Puede
haber más de una serie en el mismo gráfico, por ejemplo
Ingresos y Egresos juntos.
Ejes
El eje vertical muestra la escala de valores; el horizontal,
las categorías (las provincias). Un gráfico circular no
tiene ejes, porque no compara contra una escala: reparte un
total.
Líneas de cuadrícula
Líneas tenues de fondo, alineadas con los números del eje
vertical. Ayudan a estimar la altura de una barra sin tener
que trazar una línea imaginaria hasta el eje.
Leyenda y etiquetas de datos
La leyenda identifica qué representa cada color cuando hay
más de una serie. Las etiquetas de datos muestran el valor
—o el porcentaje— directamente sobre cada barra o porción.
Por qué importa esto ahora
Más adelante en la clase vas a leer instrucciones como
"seleccioná el área del gráfico" o "hacé clic en el título".
Cada una de esas instrucciones apunta a una de las piezas que
acabás de conocer, no al gráfico entero.
Para cuando el gráfico "miente" sin querer
Errores comunes al diseñar un gráfico
Un gráfico técnicamente correcto igual puede comunicar algo
equivocado, si su diseño no acompaña a los datos. Estos son
los errores más frecuentes, y cómo evitarlos.
Error de diseño
Por qué confunde
Cómo evitarlo
Circular con demasiadas categorías
Con más de cinco o seis porciones, varias quedan tan chicas que no se distinguen ni se leen sus etiquetas
Agrupá las categorías más chicas en "Otros", o usá un gráfico de columnas en su lugar
Comparar valores que no forman un todo
Un circular da a entender que las porciones suman el 100% de algo; comparar "Pacientes anteriores" con "Pacientes estimados" en un mismo circular sugiere una relación que no existe
Reservá el circular para partes de un mismo total; para comparar valores independientes, usá columnas
Abusar del efecto 3D
La perspectiva hace que las porciones o columnas del fondo parezcan más chicas de lo que realmente son
Usalo por estética si querés, pero confirmá las proporciones reales con las etiquetas de datos antes de sacar conclusiones
Eje vertical que no arranca en cero
Recortar la base del eje exagera visualmente diferencias que en realidad son pequeñas
Dejá que el eje arranque en 0, salvo que tengas una razón justificada y la aclares
Cómo detectar un gráfico engañoso
Antes de sacar una conclusión de un gráfico —el tuyo o el de
otra persona— fijate en dos cosas: dónde arranca el eje
vertical y cuántas categorías tiene si es circular. Los datos
no mienten por sí solos, pero un mal diseño puede hacer que
cuenten una historia distinta de la real.
Material multimedia requerido
Unidad 1 · Clase 3
El video muestra en vivo cómo crear un gráfico de columnas en
3D y uno circular a partir de una planilla con sucursales y
ventas, y cómo personalizar cada una de sus partes: fondo,
título, ejes y series de datos. Te recomendamos verlo dos
veces y después reproducir los mismos pasos sobre tu propia
planilla de pacientes.
Antes de empezar
En el video, los datos son distintos a los tuyos —sucursales y
ventas en vez de provincias y pacientes— pero los botones y los
pasos son exactamente los mismos. Andá reemplazando mentalmente
"sucursal" por "provincia" y "ventas" por "pacientes
anteriores" mientras lo mirás.
Práctica
Ejercicio 1 (continuación) · Gráfico de columnas en 3D
Abrí la planilla del Ejercicio 1 que venís armando desde la
Clase 1. Vamos a graficar la cantidad de
pacientes anteriores de cada provincia, para
responder de un vistazo cuál tuvo más y cuál menos.
1. Creá una hoja nueva
Hacé clic en el botón "+" al pie de la ventana, junto a la
pestaña de tu hoja actual, para agregar una hoja donde vas a
insertar el gráfico. Así lo separás de la tabla de datos.
2. Seleccioná el rango a graficar
Volvé a la hoja con la tabla. Seleccioná la columna
"Provincia" (A3:A9) y, manteniendo apretado Ctrl,
seleccioná también "Pacientes anteriores" (D3:D9). Los
títulos tienen que quedar incluidos en la selección.
3. Insertá el gráfico
Con el rango seleccionado, andá a la pestaña
Insertar, grupo Gráficos, y
elegí el ícono de Columna → Columna 3D.
Excel genera el gráfico automáticamente.
Rango seleccionado — columnas A y D, sin las de en medio
A
B
C
D
3
PROVINCIA
MINISTRO
FECHA
PAC. ANTERIORES
4
Buenos Aires
345
9
Entre Ríos
98
Por qué el Ctrl
"Provincia" y "Pacientes anteriores" no son columnas
adyacentes: entre medio están "Ministro" y "Fecha de
estimación". Con Ctrl apretado podés sumar a la
selección un segundo rango sin arrastrar por las columnas que
no te interesan.
Resultado esperado
El gráfico recién creado
Así se ve el gráfico apenas insertado, con el formato por
defecto de Excel: columnas azules, fondo blanco y el título
"Pacientes anteriores" tomado del encabezado de la columna.
Gráfico de columnas 3D — Pacientes anteriores
PACIENTES ANTERIORES
Buenos Aires
C.A.B.A.
Mendoza
Córdoba
Santa Fe
Entre Ríos
Un gráfico no es una imagen fija
El gráfico queda vinculado a la tabla: si más adelante
cambiás el valor de "Pacientes anteriores" de alguna
provincia, la columna correspondiente se actualiza sola en el
gráfico, sin que tengas que rehacer nada.
Del gráfico por defecto al gráfico propio
Personalizar cada elemento del gráfico
Un gráfico en Excel no es una sola pieza: es un conjunto de
elementos —área del gráfico, título, ejes, series de datos—
que se pueden seleccionar y formatear de manera
independiente. Al hacer clic sobre el gráfico
aparecen herramientas nuevas para trabajar sobre cada parte.
1. Fondo con relleno degradado
Hacé clic en el área del gráfico (el fondo, no una columna)
y abrí el panel "Formato del área del gráfico". Elegí
Relleno degradado en vez del blanco liso
por defecto.
2. Título en negrita y más grande
Seleccioná el título "Pacientes anteriores" —solo el
título, nada más— y desde la pestaña Inicio aplicale
negrita y tamaño de fuente 16, igual que harías con un texto
en Word.
3. Ejes en negrita y con color
Repetí la misma operación sobre el eje vertical (los
números) y el eje horizontal (los nombres de las
provincias): negrita y un color que resalte sobre el fondo
degradado.
Gráfico personalizado — fondo degradado, título y ejes destacados
PACIENTES ANTERIORES
Buenos Aires
C.A.B.A.
Mendoza
Córdoba
Santa Fe
Entre Ríos
4. Título vinculado a una celda
En vez de dejar el título fijo, podés hacer que lea el
contenido de una celda: seleccioná el título, hacé clic en
la barra de fórmulas, escribí = y hacé clic en
la celda A1 de tu tabla (el título "Atención
pacientes en Julio"). Confirmá con Enter.
Se ve así en la barra de fórmulas:=Hoja1!$A$1
Igual que con la referencia absoluta $G$2 de la
Clase 2, si el día de mañana cambiás el texto de
A1, el título del gráfico se actualiza solo.
5. Resaltá el valor más alto
Hacé un primer clic sobre la serie de columnas para
seleccionarlas a todas, y un segundo clic —despacio, sin
doble clic— solamente sobre la columna de Buenos
Aires, la de mayor valor. Quedará seleccionada ella
sola.
Desde "Formato de punto de datos" cambiale el relleno a
color naranja, como en la barra de arriba,
para que salte a la vista sin necesidad de leer el eje
vertical.
Segundo gráfico de la clase
Gráfico circular: ver el reparto del total
El gráfico de columnas responde "¿quién tiene más?". El
circular —o "de torta"— responde una pregunta distinta:
"¿qué porción del total le corresponde a cada provincia?".
Usa exactamente el mismo rango de datos que ya seleccionaste
antes.
1. Volvé a los datos
En la hoja de la tabla, volvé a seleccionar "Provincia"
(A3:A9) y "Pacientes anteriores" (D3:D9) con
Ctrl, igual que para el gráfico de columnas.
2. Insertá un gráfico circular
Desde Insertar → Gráficos, elegí esta vez
el ícono de gráfico Circular y seleccioná la variante
"3D". Excel calcula automáticamente el porcentaje que
representa cada provincia sobre el total.
3. Agregá las etiquetas
Con el gráfico seleccionado, agregá etiquetas de datos que
muestren el nombre de la provincia junto con su porcentaje,
para no depender de la leyenda de colores.
Gráfico circular — Pacientes anteriores por provincia
PACIENTES ANTERIORES
Buenos Aires — 31%
C.A.B.A. — 19%
Mendoza — 14%
Córdoba — 15%
Santa Fe — 12%
Entre Ríos — 9%
Un detalle importante
El gráfico circular tiene sentido cuando las partes forman un
todo con significado —acá, el total de
pacientes anteriores de las seis provincias—. No conviene
usarlo para comparar valores que no se suman entre sí, como
comparar directamente "Pacientes anteriores" con "Pacientes
estimados": para eso volvés a usar columnas.
Para llevártelo de acá
Dónde vas a usar cada tipo de gráfico
La pregunta que querés responder define el tipo de gráfico,
no al revés. Estos son algunos ejemplos fuera de la facultad.
¿Cómo varió el consumo mes a mes en el último año?
Líneas
Reparto de un presupuesto
¿Qué porcentaje del presupuesto total se destina a cada área?
Circular
Turnos de un consultorio
¿Existe relación entre la duración del turno y la satisfacción del paciente?
Dispersión (XY)
La idea de fondo
Antes de abrir la pestaña Insertar, definí en una frase qué
querés que la persona que mire el gráfico entienda en tres
segundos. Esa frase te va a decir, casi siempre, qué tipo de
gráfico usar.
Cierre de la clase
Reto: un mismo dato, dos gráficos
Como cierre de esta clase, volvé a tu planilla del Ejercicio 1
y trabajá con la columna Egresos de las seis
provincias.
Gráfico de barras
Creá un gráfico de barras (o columnas) que compare los
Egresos de cada provincia, para identificar de un vistazo
cuál gastó más y cuál menos.
Gráfico circular
Con el mismo dato de Egresos, armá también un gráfico
circular que muestre qué porcentaje del gasto total le
corresponde a cada provincia.
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contá cuál de los dos te pareció más claro para este dato
en particular, y por qué.